PHẦN MỀM HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Giới thiệu tổng quan

- Đơn vị phát triển phần mềm: Trung tâm Công nghệ thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đồng Nai.

- Phần mềm đã được Cục bản quyền tác giả cấp bản quyền phần mềm tại số 3292/2014/QTG

- Năm vận hành: 2013

Mô hình phần mềm

Mục đích

Phần mềm Hồ sơ điện tử là phần mềm hỗ trợ quản lý việc phân công, xử lý, giám sát xử lý các hồ sơ thủ tục hành chính công do UBND tỉnh Đồng Nai ban hành của Sở Tài nguyên và Môi trường Đồng Nai.

Phần mềm được xây dựng nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân của Sở trong công tác xử lý các thủ tục hành chính được rõ ràng, đúng quy trình, giảm thiểu tối đa thời gian giải quyết hồ sơ. Nâng cao trách nhiệm của công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính. Giúp lãnh đạo dễ dàng giám sát, theo dõi quá trình xử lý hồ sơ tại đơn vị mình để đưa ra những chỉ đạo kịp thời nhanh chóng nâng cao hiệu quả giải quyết hồ sơ phục vụ nhân dân.

Đặc thù công nghệ:

- Mã nguồn ngôn ngữ .NET

- Cơ sở dữ liệu Oracle

- Giao thức nền tảng web (có thể kết nối bằng LAN/WAN/Internet)

Điểm mạnh của phần mềm

Điểm mạnh của phần mềm:

- Hồ sơ luân chuyển rõ ràng, minh bạch trong quá trình xử lý; nâng cao trách nhiệm của các cán bộ trong quá trình xử lý hồ sơ (mọi ý kiến xử lý, thao tác xử lý... đều được hệ thống ghi nhận và có thể tra cứu trong quá trình xử lý hồ sơ).

- Giảm thời gian thực hiện các thủ tục hành chính do hầu như không phải luân chuyển hồ sơ giấy giữa các đơn vị

- Giảm tiêu cực trong quá trình nhận và xử lý hồ sơ.

Các nhóm chức năng chính:

- Quản lý danh mục gồm: thêm, sửa, xóa, xem thông tin chi tiết: lĩnh vực, thủ tục, quy trình, nhân viên, phòng ban.

- Quản lý hệ thống gồm: thêm, sửa, xóa tài khoản, quyền, tập quyền; phân quyền, tập quyền cho người dùng.

- Chức năng người dùng: đăng nhập, đổi mật khẩu, ủy nhiệm các quyền hạn sử dụng của mình trên phần mềm lại cho người dùng khác trong một khoảng thời gian nhất định.

- Nhập mới hồ sơ: lưu các thông tin của hồ sơ tiếp nhận từ người dân và xuất biên nhận cho người dân bao gồm các thông tin của hồ sơ như: số biên nhận, các giấy tờ đã nộp, ngày tiếp nhận, ngày hẹn trả kết quả xử lý hồ sơ.

Tiếp nhận hồ sơ

- Tiếp nhận bổ sung hồ sơ: thông báo cho chủ hồ sơ bổ sung các giấy tờ còn thiếu theo yêu cầu từ các phòng ban chuyên môn và tiếp nhận các giấy tờ bổ sung của người dân và tiếp tục luân chuyển đến các phòng chuyên môn để xử lý hồ sơ.

- Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến: tiếp nhận các hồ sơ người dân gởi trực tuyến đến và người dùng có thể tiếp nhận, từ chối tiếp nhận, yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc yêu cầu đem hồ sơ gốc lên để đối chiếu trước khi tiếp nhận, các thông tin xử lý các văn bản sẽ được gửi đến chủ hồ sơ qua địa chỉ email mà chủ hồ sơ đăng ký khi gửi hồ sơ trực tuyến.

Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến

- Phân công hồ sơ: để phân công hồ sơ cho chuyên viên, cán bộ phụ trách xử lý hồ sơ.

- Luân chuyển hồ sơ: để luân chuyển hồ sơ sau khi đã xử lý và được duyệt tại phòng ban của mình sang phòng ban kế tiếp theo bước quy trình.

- Giám sát hồ sơ: giám sát toàn bộ các hồ sơ của phòng ban mình xử lý. Chức năng này sẽ liệt kê danh sách các hồ sơ được phân chia theo tình trạng xử lý của hồ sơ, giúp người dùng dễ dàng quản lý quá trình xử lý hồ sơ cũng như tiến độ, thời hạn xử lý của hồ sơ tại đơn vị mình.

- Trả hồ sơ: để trả kết quả xử lý hồ sơ cho chủ hồ sơ sau khi hoàn tất việc xử lý hồ sơ.

- Kết thúc ngang hồ sơ: để kết thúc quy trình xử lý hồ sơ khi hồ sơ hoàn tất mà không cần thực hiện đầy đủ hết tất cả các bước của quy trình.

- Quản lý thông tin chủ hồ sơ: để quản lý thông tin chủ hồ sơ. Chức năng này hỗ trợ công cụ tìm kiếm thông tin chủ hồ sơ, người dùng có thể xem thông tin chủ hồ sơ hoặc có thể cập nhật thông tin chủ hồ sơ thông qua các chức năng chỉnh sửa, xóa, xem thông tin chi tiết trên danh sách kết quả trả về.

- Tìm kiếm hồ sơ: để tìm kiếm thông tin hồ sơ theo số biên nhận , tên chủ hồ sơ, tên hồ sơ, ngày tiếp nhận, ngày hẹn trả,…

Tìm kiếm hồ sơ

- Thống kê hồ sơ: để thống kê danh sách các hồ sơ xử lý tại đơn vị mình. Chức năng này cho phép thống kê các hồ sơ theo các tình trạng xử lý hồ sơ , tỷ lệ % các hồ sơ xử lý theo tình trạng và thời gian giải quyết hồ sơ

Trung tâm Công nghệ thông tin